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| Comment bien sauvegarder un document texte ? |
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de l'info : Mes expériences, du flair, et pour conclure une bonne recherche sur Google |
| Posté par move
le lundi 07 juillet 2003.
Modéré le mardi 08 juillet 2003
nombre de visites: 6914
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Bonjour
En lisant cet article, vous investissez du temps dans l’apprentissage de quelques méthodes simples qui vous seront utiles durablement.
Cet article a pour but de décrire de la manière la plus simple possible les 3 clés pour bien sauvegarder un document électronique :
l’emplacement
l’intitulé
le format (très important pour éviter que vos documents soient illisibles votre audience).
C'est un sujet utile pour initier un débutant en informatique. C’est aussi bien arrangeant pour les utilisateurs de traitement de texte qui ont toujours sauvegardé leurs documents intuitivement (en s'énervant après-coup) et qui maintenant ont envie d'apprendre à respecter les 3 règles élémentaires de sauvegarde de documents : l'emplacement, l'intitulé et le format.
Ce document est écrit par un simple utilisateur régulier, il n’est donc pas nécessaire du tout d’avoir fait des études informatique pour adopter des bonnes pratiques de sauvegarde de document. Bonne lecture !
Introduction : divers programmes pour la même fonction.
Il existe divers traitements de texte offrant des fonctions très proches pour saisir et mettre en page des textes, insérer des logos, gérer le publipostage, etc....
Les traitements de textes sont aujourd’hui presque tous inclus dans des suites bureautique, qui comprennent des autres programmes : présentation multimédia (défilement de pages), feuilles de calcul (avec tableaux, statistiques...), gestion de fichiers d’adresses, et bien sûr traitement de texte évolué.
Le plus connu des traitements de texte est MS-WORD. Il est vendu par Microsoft, avec des méthodes réputées très agressives visant à rendre l’utilisateur dépendant de ses produits , en écrasant toute saine concurrence par tous les moyens. De nombreux procès contre Microosft justifient l'idée que même si Microsoft va probablement rester un poids lourds de l'économie mondiale, elle est en train de perdre son monopole dans le domaine des suites bureautiques (avec son produit MS-Office), au profit d'autres suites bureautiques respectant les standards ouverts.
Il y a d’autres logiciels de bureautique (permettant le traitement de texte évolué) qui sont compatible avec MS-WORD pour la quasi-totalité des fonctions de base et la plupart des fonctions évoluées (rarement utilisées : schémas, montages graphiques complexes, statistiques...). Ces suites ont une présentation graphique très proche de celle de Microsoft, au même titre qu'une voiture Renault ou Toyota offrent des fonctions quasi similaires.
Les meilleures suites bureautiques passablement compatibles avec MS-Office, et qui seront probablement plus durablement fonctionnelles, sont en 2006 :
Open Office, de la Communauté du Libre , aussi appelée communauté GNU/Linux.
NB : Open Office est distribué aussi par Ynternet.org dans le cadre du CD-Rom libre et il est livré lors de toutes session d’initiation type Kit démarrage).
Star office, de Sun, qui d’ailleurs est à la base de OpenOffice.org
Voici maintenant les 3 éléments auquel un bon utilisateur de traitement de texte dot penser afin d'éviter de perdre du temps et de la bonne humeur dans son travail informatique.
1. L'emplacement de votre document
Quel que soit le document (texte, feuille de calcul, présentation multimédia...), vous devez définir le bon emplacement (sauver "dans"), c'est-à-dire le bon dossier dans lequel vous allez sauver votre document. Vous devez dès lors comprendre les notions de :
support mémoire (disque dur, disquette, CD-Rom gravable, carte mémoires...
écrasement (si vous enregistrez un fichier par-dessus un autre avec le même intitulé, cela "écrase" l'ancien fichier)
arborescence de dossiers (les diverses branches dans vos dossiers, qui sont un système interne de classement que vous devez définir et appliquer afin de retrouver facilement vos nombreux fichiers)
2. L'intitulé (le nom du document).
Un bon document (texte bien sûr mais aussi image ou son) devrait avoir un nom qui correspond à des critères précis. Vous risquez de vous dire « c’est pas grave, je ne dois pas transférer ce document ». Mais dans la pratique, vous vous rendrez vite compte que la Société de l’Information est justement basée sur le partage de document et sa reproduction immédiate et illimité sans frais. Un jour vous voudrez envoyer un exemple de document, vous choisirez justement le fichier que vous aviez pensé ne jamais diffuser. Et ce jour-là vous devriez avoir un fichier respectant les critères/principes suivants :
A. Correspondre au contenu du document
N’avez-vous jamais reçu un fichier important par email intitulé « lettre remerciement» ou « liste participant » ? Lettre de remerciement de qui à qui, participants à quoi, quand ? Mieux vaut anticiper car sinon dans 6 mois vous ne saurez plus quel est l’origine de ce document !
B. Court et compréhensible
Les ordinateurs supportent mal des noms trop long. Si possible maximum 30 caractères.
Le style trop télégraphique (l’autre extrême) ou hyperanglophonisé sera mal perçu par les lecteurs (du genre : « checklist-ASDP-TG-0603 »).
C. Des termes bien spécifiques
Mieux vaut éviter les redondances dans l’intitulé, du genre "document-liste-present-rencontre-6septembre2003", plutôt "participants-06sept03-V1_0")
D. Pas d'accents, de caractères spéciaux, ni d'espaces standards ou de point (".")
C'est une règle générale dans l'informatique, peu connue mais essentielle car c’est ainsi que les différents systèmes informatique peuvent communiquer : il sont des standards communs. Sinon, bonjour l’incompatibilité, les pannes, etc…
Par contre vous pouvez utiliser les tirets « - » et les soulignés « _ » (en anglais on dit «underscore »).
A noter que Microsoft a dérogé à ce standard pour offrir aux utilisateurs une formule utile à court terme qui accepte les accents, espaces et caractères spéciaux. Cette formule est source de propriétarisation de l'information (car il n'y a plus de standards de communication entre ordinateurs, donc les fichiers deviennent incompatible et donc tout le monde reste bloqué sur Word et est forcé de s'adapter à chaque nouvelle version en installant la dernière version de MS-Office. Cela nous amène, nous les simples utilisateurs, à devoir choisir entre être pirate (qui copie illégalement la dernière nouveauté de MS-Office), ou être esclave (qui achète les logiciels bureautique de Microsoft et ne peut s'en passer.
E. Mention de la version du document
Au sujet des versions : les versions sont utiles pour toute diffusion de contenu. Dès que vous échangez des documents dans un groupe (par email ou via un serveur interne de fichiers), vous devriez insérer la version. Cela permet le travail collaboratif, voici un exemple :
Nadia crée un document en version 0.1, qu'elle envoie à tout le groupe
Casimir membre du groupe, répond à tous en renvoyant le document modifié en version 0.2
Lorsque le document est considéré comme « apte large diffusion », il est passé en version 1.0 et ainsi c’est clean.
Les versions sont donc nommées en fonction de 2 facteurs:
Numéros pleins (1; 2 ; 3) = version stable (signifie utile pour une large diffusion)
Numéros avec virgules (0.1, 0.2, 0.2.1… 1.1; 1.2; 1.3… ), versions de travail, pouvant être diffusée mais sans être considérée comme stable.
Conseil pratique : vu que les intitulés des fichiers ne devraient pas avoir de point, vous devriez donner des intitulés du type « guide-machinecafe-V0_2.rtf », plutot que « guide-machinecafe-V0.2.rtf ».
F. Mention de la licence régissant le contenu
Les contenus (texte, image, son, code logiciel) sont produit par des auteurs. Les auteurs doivent définir sous quelle licence est régit leur document. S’il s’agit d’une facture ou d’une lettre d’amour, la licence importe peu. Mais dès qu’il s’agit d’un mode d’emploi, d’un plan d’action, bref de tout document qui va être photocopié, diffusé, on ne maîtrise pas la destination. Mieux vaut donc protéger son document en mentionnant clairement la licence d’exploitation choisie par les auteurs. Sur toutes les CoVi animées par Ynternet.org, les documents sont régi par la Licence de Documentation Libre
3. Le bon format (type de document)
L’utilité des formats, c’est la compatibilité des documents (le fait qu’on puisse les lire correctement) entre les différents systèmes d’exploitations (Linux, Windows, MacIntosh... ) et entre les différents programmes de bureautique : MS-Office, Star Office…
Cela signifie que si un document est bien formaé, ilourra
Quel que soit le logiciel de traitement de texte, il faudrait sauver uniquement dans ce format. Le truc des créateurs de programmes c’est que par défaut, les programmes de traitements de texte sont paramétrés pour sauver les dossiers dans leur format spécifique :
Format .odt pour OpenOffice.org et StarOffice version 2.x, considérant que .odt est le nouveau format internationalement reconnu comme format de base pour les traitements de texte.
Format .doc pour Word (or 95% des utilisateurs sont pirates ou esclaves de MS-Word, ce qui explique qu’on aie autant de documents en .doc et non en RTF, son équivalent plus compatible).
Format .sxw pour OpenOffice.org et StarOffice version 1.x, considérant que sxw est un format qui standard mais que personne ne l’utilise pour l’instant.
Les formats documents textes standards
Dans les traitements de textes, seuls 4 formats sont standards/compatibles et largement répandu . Les voici : | Nom du format | Avantages | Désavantages |
| .ODT (OpenDocument) | Graphisme complet, images, tableaux, en-tête, y'a les mêmes fonctions que les .doc Ce format sera très probablement plus durablement disponible que le format .doc, car il est adopté par un rgoupe de travail international et non pas par une seule entreprise (Microsoft) en situation temporaire de quasi-monopole | Les mises en page générée en format .odt sont parfaitement lisible par toute traitement de texte souhaitant || .PDF (Portable Document Format) | Conserve en tout temps la mise en page initiale, donc joli et 99.9% compatible en toute circonstance | Il faut un logiciel de lecture de fichiers .pdf (le plus connu c'est Acrobat Reader, et il faut aussi un logiciel spécial pour créé (on dit "générer") des fichiers .pdf | | .HTML format page web (HyperTexte Markup Language) | permet de mettre des couleurs, de la vie dans le fichier (animations….) | difficile à imprimer en gardant la mise en page originale de votre écran ; textes seulement à la base (impossible d’insérer des images sans avoir des compétences utilisateur avancées) | | .TXT , texte seul , utilisé dans les emails sans html et les blocnotes | 100% compatibles tous les autres formats, léger . Cela nous apprend à faire des mises en page différentes, sans cosmétique qui parfois cache la faible contenu de nos docs | Très limité au niveau graphique, car justement c’est du texte seul, sans graphisme | | .RTF (Rich Text Format) | Graphisme simple, images, tableaux, en-tête, y'a les mêmes fonctions que les .doc | Un fichier en RTF est généralement beaucoup plus lourd qu'un fichier en format .odt ou .doc, donc à utiliser uniquement en cas de doute sur a compatibilité des récepteurs de vos documents |
|.PDF (Portable Document Format) | Conserve en tout temps la mise en page initiale, donc joli et 99.9% compatible en toute circonstance | Il faut un logiciel de lecture de fichiers .pdf (le plus connu c'est Acrobat Reader, et il faut aussi un logiciel spécial pour créé (on dit "générer") des fichiers .pdf |
| .HTML format page web (HyperTexte Markup Language) | permet de mettre des couleurs, de la vie dans le fichier (animations….) | difficile à imprimer en gardant la mise en page originale de votre écran ; textes seulement à la base (impossible d’insérer des images sans avoir des compétences utilisateur avancées) |
|.TXT , texte seul , utilisé dans les emails sans html et les blocnotes | 100% compatibles tous les autres formats, léger . Cela nous apprend à faire des mises en page différentes, sans cosmétique qui parfois cache la faible contenu de nos docs | Très limité au niveau graphique, car justement c’est du texte seul, sans graphisme |
| .RTF (Rich Text Format) | Graphisme simple, images, tableaux, en-tête, y'a les mêmes fonctions que les .doc | Un fichier en RTF est généralement beaucoup plus lourd qu'un fichier en format .odt ou .doc, donc à utiliser uniquement en cas de doute sur a compatibilité des récepteurs de vos documents |
Important: contrairement à ce que l’on pense .doc de MS-WORD n'est PAS un format standard !!! .
Lire à ce sujet l’article assez clair finissons-en avec les pièces jointes WORD
Simplement, vu que c'est MS-Word le traitement de texte le plus utilisé (suite aux méthodes monopolistiques de Microsoft) enregistre les textes par défaut en format .doc, et bien .doc est devenu un standard (propriétaire, non compatible, donc à éviter au profit de .odt, html, ou txt, ou pdf).
Conclusion
Vous n'êtes pas informaticien, l'informatique vous complique la vie, et pourtant vous avez réussi à lire ce texte très sérieux. Bien joué. Un tel texte n'est utile qu'au moment crucial de la sauvegarde, donc c'est un bon truc que de le relire, de le transférer à d'autres, etc... Dans les mois à venir, je pense réaliser un dossier similaire à imprimer (pour lire dans le train par exemple), et aussi une page résumée pour vérifier si, lorsque vous sauvergardez un document, vous avez respecté les critères-qualités qui font de vous un bon conducteur sur les autoroutes de l'information.
Toutes les infos que vous pourrez m'envoyer dans ce but sont bienvenues (commentaires, dossiers du même type, etc...).
Pour finir, si vous souhaitez décompressez un petit coup après ce chapitre pédagogique, voici un site d'images d'humoristiques que j'aime bien.
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