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Des critères standards pour bien facturer


Lorsque vous devez livrer une facture, un certain nombre de critères sont à respecter.

1. Référence et numérotation de la facture.
La facture doit avoir un numéro de référence. Ainsi, lors de toute correspondance et dans la comptabilité, il est possible de trouver à quelle facture correspond chaque somme.

Conseils :
  • commencer la numérotation par un numéro à 3 ou 4 chiffres, comme par exemple facture "1001-2003"
    1001 correspond au numéro de la facture, et 2003 à l'année.
  • insérer le numéro de la facture et la mention de l'expéditeur dans le nom du document (exemple : fact-ensgabon-1001-2003.rtf)
  • dans la mesure du possible, produire des factures en format PDF, ainsi elles ne sont pas modifiables.

    2. Délais de paiements et rappel.
    Même si une facture devrait toujours être honorée sur le champ, dans la pratique, il faut parfois savoir insister (avec le sourire). Aussi, il est nécessaire de mentionner dans la facture initiale un délai de paiement (normalement à 30 jours, si prédéfini à 10 jours), et il ne faut pas hésiter une seconde à envoyer un rappel de paiement dès que le délai est dépassé.


    3. Libellé et acceptation facture.
    Pour qu'une facture soit honorée, il faut bien sûr que le compte soit valide, que les coordonnées soient complètes, que la facture soit numérotée, mais surtout, il faut que la facture soit acceptée par celui qui la reçoit. Pour qu'elle soit acceptée, il faut que le libellé soit acceptable, et la prestation fournie. Aussi, le plus important est de se concentrer sur un bon libelllé, qup'on aura pris le soin de négocier à l'avance par email séapré, et de mentionner dans la facture des références claires, du type : prestation selon rapport d'activité numéro 1001-2003 livré en annexe.


    4. La Facture Pro Forma (offre)
    Le meilleur moyen de vous simplifier le taravuil de facturation au moment du paiement, c'est de produire, avant même de démarrer un mandat, une facture dite "Pro Forma". Cette facture contiendra les mêmes informations que la facture finale, mais elle tiens en fait lieu d'accord de démarrage de prestation. Si la facture pro forma est acceptée par votre destinataire, cela signifie que vous pouvez cmmencer à livrer la prestation, et que v osu pourrez la fac§turer à la fin.

    5. L'approche et le suivi client
    Même si une facture est parfaitement libellée et que vous allez livrer une prestation de manière très professionnelle, il peut y avoir un dysfnctionnement du côté du client à qui est destinée la facture. Par exemple, votre message peut s'égarer, le décideur peut être en vacances, etc... C'est pourquoi il est toujours essentiel de faire un suivi.

    Comment faire un suivi ? Sous la forme qui correspondra le mieux à la situation :
  • un petit email demandant si la facture a bien été reçue,
  • un téléphone si la facture est d'envergure, afin d'obtenir une confirmation que le paiement sera bien effectué,
  • une demande de confirmation automatique de réception par email, etc... Toutes les formules légales et constructives sont bonnes si le résultat c'est que vous avez la proximité suffisante pour être sûr que la facture sera honorée dans les meilleurs délais.

    En tout cas souvenez-vous que rien n'est plus consternant qu'un manque de communication causant des problèmes de trésorerie (de "cash").




    Pour vous simplifier la vie



    Vous trouverez ci-dessous des modèles de facture vierge.

    Et voici une liste de vérification avant d'envoyer la facture :

    1. Est-ce que la facture a bien été nettoyée de tous les surlignages en
    jaune ?
    2. Est-ce que toutes les coordonnées du compte, de l'expéditeur et du
    destinataire sont complètes ?
    3. Est-ce que le total est juste ?
    4. Est-ce que les libellés sont clairs, détaillés et correspondent aux libellés de l'accord préalablement défini ?
    5. Est-ce que les délais de paiement correspondent à l'accord passé ?
    6. Est-ce que vous avez fait référence aux rapports livrés, aux discussions et messages échangés en regard de cette facture ?
    7. Est-ce qu'il est possible d'atteindre facilement la personne qui a émis cette facture (nom, email, téléphone de l'émetteur) ?