Bonjour
J'écris cet article pour faciliter le travail de mes collègues quimontent des projets entrepreneuriaux à vocation sociale. Leur motivation première n'étant pas les bénéfices, la partie "gestion financière", ils l'apprennent souvent sur le tas.
A la base ils sont artistes, avocats, informaticiens, pédagogues, et voilà qu'ils doivent assumer la direction de budgets parce qu'ils ont été entrepenant.
Pff, il leur faut maintenant entrer dans le monde où les chiffres sont rois.
Et surtout, bien comprendre la différence entre trésorerie, comptabiulité, facturation, bref, les bases pour un bon gestionnaire de projets.
Alors, voici quelques clés pour comprendre le jargon et éviter quelques-uns des erreurs les plus classiques.
* Finances : vision globale.
Les finances, c'est l'ensemble des activités décrites ci-dessous !
Les finances sont gérées par les membres de la direction, qui prennent des décisions stratégies et délèguent la gestion de chaque élément financier au
responsable de leur choix (comptable, trésorier, caissier, vérification des
comptes...) :
* Trésorerie : les liquidités.
Les sommes à dispositions pour couvrir les frais en fonction des besoins qui
ne peuvent pas attendre.
Lorsque quelqu'un couvre des frais à titre personnel et ensuite demande à
être remboursé, on dit qu'il a "fait la banque", car c'est lui qui a joué le
rôle de crédit-relais. C'est le plus difficile à gérer, et c'est pour tous
pareils. C'est souvent à cause des difficultés de trésorerie que les PME
(ONG inclues) n'arrivent pas à pérenniser leurs activités : elles ont des
activités rentables, mais les revenus arrivent avec trop de retard par
rapport aux charges à couvrir. Alors elles doivent limiter leurs activités
et n'arrivent plus à avoir la masse critique pour fonctionner.
Un crédit relais permanent est une solution. C'est le rôle du trésorier de
chaque PME que d'assurer l'existence de trésorerie en ANTICIPANT en
permanence (modalités de paiement à négocier avant d'investir), en
coordination avec la direction de la PME.
* Comptabilité : l'ensemble des pièces justificatives.
Pour une structure : l'ensemble des charges et revenus par ligne comptable
(téléphone, transports..) , ainsi que avec un bilan (positif ou négatif)
Pour une activités au sein d'une structure et les factures : les entrées et
sorties, avec un solde final.
L'ensemble des mouvements comptable donne le chiffre d'affaire.
Ce chiffre n'est utile que pour des analyses statistiques et des plans
budgétaires futurs.
Le Bilan : compta + actifs et passifs.
Le bilan c'est un état des finances à un moment donné (presque toujours au
31.12. de l'année précédente).
Le résultat de l'addition de :
valeurs comptabilisables)
* Budget : la prévision de la comptabilité.
Un budget est toujours prévisionnel (c'est un plan).
Il s'agit de le respecter au mieux dans l'exécution des projets d'une
structure.
* Caisse : les entrées et sorties en argent liquide.
La caisse est tenue avec un carnet de caisse composé de 4 colonnes :
libellé, entrée, sortie, solde.
Il est important que le solde mentionné dans le carnet de caisse corresponde
au solde réel en caisse.
Les emprunts à court terme ("j'ai emprunté 5 francs jusqu'à demain, je
n'avais plus de monnaie pour rentrer en bus" ; je rembourse les 5 francs
empruntés hier soir") doivent figurer dans le carnet de caisse, mais ne
figurerons pas dans la comptabilité finale.
L'erreur classique du carnet de caisse : lorsque vous sortez de l'argent à la banque et payer de main à main un prestataire en lui faisant signer un reçu, en fait :
a - vous sortez de l'argent de la banque pour le rentrer dans la caisse.
b - vous sortez l'argent de la caisse pour l'entrer dans les mains du prestataire.
Dans le bon sens commun, cela n'est qu'une seule opération : je prend l'argent du guichet de la banque, je le donne au prestataire.
Mais dans le sens comptable (et pour le travail de comptabilité), une telle démarche de sortie de banque est décomposés en 2 opérations (a et b ci-dessus), avec 2 pièces justificatives.
* Triangulation comptable : à éviter.
Sam doit de l'argent à Nadia. Nadia doit de l'argent à l'ONG "Enfants de la
Lune".
Les sommes dues aux 3 parties sont identiques. Il y a triangulation (3 parties concernées).
Les 3 conviennent d'un abandon de créances. Personne ne doit plus rien à
personne.
Au niveau comptable, ce sera très compliqué à la fin de l'année.
Mieux vaut éviter les triangulations, et se concentrer sur des rapports
entre 2 parties uniquement !
* Vérification des comptes
La vérification des comptes doit être réalisée après bouclement comptable,
par une personne experte en la matière ou un organe spécialisé (fiduciaire).
Si les comptes sont bien tenus et que l'entreprise concernée a un chiffre
d'affaire relativement modeste (moins de 1 million d'Euros), la vérification
des comptes devrait être rapide (1 à 4 heures) et
Le vérificateur des comptes est présent ou délégué un représentant compétent
et au fait des comptes en question à l'Assemblée Générale.
Son rôle durant l'AG se limite à l'aspect financier. Il est présent à
l'assemblée générale périodique (généralement annuelle) dans laquelle figure
à l'ordre du jour l'approbation des comptes de la période précédente
(souvent année précédente).
Son rôle dans l'AG consiste à mentionner, dans la mesure du possible, que :
en question
Le vérificateur des comptes étant un expert, il devrait aussi être sollicité
par le comptable et le trésorier durant l'année pour toute question
facilitant leur travail, par exemple :
les taxes énergétiques, ou créer une ligne comptable appelée "énergies" ?)
système)
Voilà, c'est une base, maintenant voici des ressources documentaires très détaillées et bie utile, à lire avant de vous rracher les cheveux si vous ne comprenez pas tout :
Yeba, prpose des liens pour l'administration des associations. Certains liens sont brisés, mais ceux qui ne sont pas brisés sont bien intéressants.
Le réseau Sara a produit un super document sur les questions de trésorerie, souvent encore plus complexe que les questions de finances.
L'équipe d'Association Mode d'Emploi a réalisé un ensemble de document intéréssant, dont notamment un exemple de plan comptable.